Na regen komt zonneschijn

Terwijl Emma haar rozenstruik water heeft gegeven, de jonge buxus is gesnoeid is en het laatste onkruid is verwijderd, denkt ze vol weemoed terug aan de tijd waarin ze rennend en vliegend nagenoeg dagelijks evenementen organiseerde.

De evenementenwereld ligt al tijden op zijn gat door de corona maatregelen. Er zijn nagenoeg geen evenementen en er is weinig perspectief dat de sector op korte termijn weer gaat aantrekken. De evenementen die wel door kunnen gaan, geven niet of nauwelijks de event beleving zoals voorheen.

Wroeten als nooit tevoren

De 1,5 meter samenleving zorgt voor een afstandelijke sfeer. Letterlijk en figuurlijk. Helaas zit er niets anders op in deze tijd. Zo ziet Emma’s leven er nu uit: een wereld zonder evenementen, of alleen met kleinschalige varianten.

Ondanks het feit dat ze in jaren niet zo veel tijd heeft kunnen besteden aan haar hobby tuinieren en het heerlijk vindt om met haar vingers door de aarde te wroeten, smacht ze weer terug naar haar oude werk.

Het zaadje wordt geplant

Op het moment dat Emma haar handen heeft afgedroogd na het afspoelen van alle modder gaat haar telefoon. Aan de andere kant van de lijn spreekt Thomas, eigenaar van Sea Cleanup, met de vraag of ze nog actief is als eventmanager. Of ze misschien het volgende event wil organiseren voor hun organisatie?

Zijn bedrijf is gevestigd over de hele wereld en het is van belang om het personeel samen te brengen. Thomas benoemde: “In tijden van een crisis is juist meer behoefte aan verbinding en daarom moet er een event komen om kennis over te dragen en het personeel dichterbij elkaar te brengen. De collega’s in Toronto hebben namelijk nog nooit met het personeel uit Barcelona gepraat”. Emma is razend enthousiast en pakt deze uitdaging met beide handen aan!

Dit is pas het begin

YES eindelijk weer een opdracht, en wat voor één denkt Emma. Het is een door de maatregelen rondom COVID-19 niet mogelijk is om een fysiek event te organiseren, moet het event online plaatsvinden. Emma zegt tegen zichzelf ‘hoe kan ik een online event organiseren? Met meer dan 150 bezoekers. Zonder dat het de zoveelste webinar wordt?’

No rain no flowers

Emma gaat geen uitdaging uit de weg en gaat druk opzoek naar een online event mogelijkheden. Webinars, live stream, Google Meets, hybride events, ze passeren allemaal de revue. Gaandeweg verzuipt ze langzaam in al de verschillende opties en mogelijkheden van live streams. Toch heeft ze de juiste online oplossing nog niet gevonden. De paniek slaat lichtelijk toe en terwijl de eerste zweetdruppel langzaam neervalt op het bureau van Emma, start een nieuwe persconferentie….

Regen, regen en nog eens regen

Nog strengere corona maatregelen. Landsgrenzen gaan dicht en reizen is strikt verboden. Emma luistert aandachtig naar de nieuwe maatregelen en realiseert zich dat ook een hybride event absoluut niet mogelijk is. Ze klapt haar laptop dicht en verplaatst zich naar de bank. Het werk zit erop voor vandaag en Emma zegt tegen zichzelf: ‘ik moet eens goed nadenken over hoe ik dit wil gaan oplossen’, mompelt ze terwijl ze haar laptop dichtklapt en naar de bank verplaatst. Voor vandaag is het even genoeg geweest.

Digital garden

Ze pakt haar telefoon en begint gedachteloos te scrollen op LinkedIn. Opeens wordt haar aandacht getrokken door een bericht van haar oud-collega John. De tekst van John zijn bericht luidt als volgt:

“Wat een geweldige ervaring zo’n digitaal evenement afgelopen vrijdag! Meer waardevolle connecties dan ooit gemaakt, en ons digitale evenement heeft 2340kg CO2 bespaard. Wil jij net als ik een unieke event beleving, je professionele netwerk op een speelse manier uitbreiden en heel veel uitstoot besparen? Ga dan naar Let’s Get Digital en plan jouw online event beleving.”

Wauw dit is geweldig, ik had geen idee dat zoiets bestond denk Emma! De volgende dag belt ze gelijk naar Let’s Get Digital en krijgt daar Mike van sales aan de lijn. Gedurende het gesprek wordt Emma steeds opgewekter, “Huh maar kan dit ook, en dit dan, ja en ook dit?”

Na één gesprek is ze al overtuigd en boekt ze een digitale event beleving. Wat zal Tomas blij zijn! Na een vervolgafspraak met Mike waarbij ze het programma doorneemt en de digitale omgeving voor Sea Cleanup heeft geïnstalleerd, is het tijd voor het event!

De wereld staat in bloei

Wat een geweldige beleving was dat! Alle 120 personeelsleden waren aanwezig, ondanks dat het feit dat het voor sommige midden in de nacht was. Er waren inspirerende sprekers, presentaties, een personeels quiz en de netwerk carrousel was een grote hit!

Emma kruipt in bed, met een lach van oor tot oor. Éen ding weet ze zeker, het organiseren van evenementen is voor altijd veranderd. Digital is the new physical! De mogelijkheden zijn oneindig, en wat is ze daar blij mee. Met deze gedachte sluit ze voldaan haar ogen en valt ze als een blok in slaap.