Let’s Get Digital aan het woord – Bas Krijgsman

‘’We hadden zelfs het idee om eten te gaan bezorgen, om maar iets te kunnen doen’’

Bas en Ruben zien hun droom in duigen vallen. 15 maart 2020 wordt bekend gemaakt dat alle events tot en met 1 september verboden zijn. Een sterk groeiend bedrijf met de naam EventInsight ziet de omzet kelderen tot nul, niks, noppes, nada. Letterlijk elk event wordt afgeblazen.

Gaan onze vrolijke en vrienden bij de pakken neerzitten? Nee natuurlijk niet. Enthousiasme en fanatisme is wat hen op de been houdt. Bas Krijgsman, mede-oprichten van Let’s Get Digital vertelt:

Het leven was goed

Voordat Let’s Get Digital in ons leven werd geroepen gingen we onder een andere naam, namelijk EventInsight. We ontwikkelden een tool waarmee we netwerken voor bezoekers faciliteren en zorgden voor een verbinding tussen organisatie en bezoekers. Het allertofste hieraan was dat we data van het event inzichtelijk maakten.

EventInsight was allemaal gericht op fysieke events. We waren net twee jaar onderweg, hadden een app met een groei van 15% tot 20% gebruikers per maand en waren actief in meer dan 20 landen.We waren keihard bezig, maar met heel veel plezier. Het leven was goed.

Alles ging in een rap tempo

En toen kwam Corona. Het was een kwestie van dagen voordat ons eerste event werd gecancelled: een internationaal event gericht op de Chinese markt. Die kon natuurlijk niet doorgaan. Toen dachten we al ‘’de shit barst los’’. Maar voor we hier echt over na konden denken stond de telefoon roodgloeiend.

Binnen no-time kregen we allemaal afzeggingen. En dat ging echt in een rap tempo. Er kwam af en toe nog een mail binnen, dan sprongen we bijna van blijdschap uit onze stoel. Maar ook dat was dan een afzegging. We begonnen met events in 20 landen, en binnen een paar weken hadden we niets meer te doen.

‘’We hadden zelfs het idee om eten te gaan bezorgen, om maar iets te kunnen doen’’

FoodInsight?

En nu? We moesten opeens iets heel anders doen. Dit was voor mij heel tegenstrijdig. Als business zijnde was het natuurlijk niet leuk. Maar als ondernemer vond ik het wel interessant. Ik vond het namelijk stiekem best leuk om weer creatief aan de slag te gaan en een nieuwe uitdaging aan te gaan.

De uitdaging was om zo snel mogelijk onze medewerkers weer aan de slag zetten. Ze zaten nu thuis en wilden wel werken, maar dat kon niet. Dat vonden we maar niks. We hadden zelfs nog het idee om eten te bezorgen. Om maar iets te doen.

Groepsquarantaine

Op een brakke zaterdagochtend kreeg ik een ingeving. Ik belde Ruben en vroeg: ‘’waarom gaan we niet met het hele team in quarantaine? Huren we een kampeerboerderij ergens in Drenthe en maken er een feestje van. En tegelijk transformeren we onze app naar een digitaal platform’’. ‘’Let’s Get Digital!’’ riep Ruben meteen strijdvaardig. ‘’Hé, goede naam wel Ruub’’, zei ik nog nonchalant.

Na dat gesprek hebben we het team bij elkaar geroepen. Dan staat opeens iedereen voor je, zich afvragend wat we gaan doen. En terwijl alle ogen op jou gericht zijn, moet jij daar antwoord op geven. Het plan was om vier maanden met elkaar in quarantaine te gaan in een huis, te brainstormen en in oktober terug te komen. Zo gezegd zo gedaan.

Creativiteit boosten

Terwijl de hele wereld in lockdown zat, werkten wij aan een mooi product. Om onze creativiteit te boosten organiseerden we van alles: pingpong toernooien, bootcamps, presentaties. We hebben zelfs nog een heuse escape room gebouwd. Alle voorgaande teamdagen vallen in het niets bij deze uitstap. We hadden het ene mooie moment na het andere. Je bent geen collega’s meer maar huisgenoten.

Het originele plan om vier maanden onderduiken werd uiteindelijk drie dagen. We merkten al snel dat event managers ook niet over oktober durfden te praten. Toen kwam de doorslag. ‘’Wat nou als we daar een back-up plan voor maken? Een digitaal event in oktober’’. Dan kunnen ze in ieder geval onze app downloaden. En als we in oktober niet fysiek kunnen, dan bieden we alles digitaal aan.

‘’Volgens mij hebben we hier wel wat Bas.’’, zei Ruben tegen me. ‘’Ja, dat denk ik ook’’ antwoordde ik. ‘’En bedenk eens hoeveel reistijd en Co2 we hier de wereld mee besparen…’’

Het idee van een digitaal event is gepitched. En het maakte niet uit aan wie we het gingen pitchen, iedereen vond het geweldig. Binnen drie dagen was er alweer een event gepland en zat ons energielevel op 200%. Toen hebben we een gedurfde uitspraak gedaan: ‘’het is over drie weken klaar’’. We wisten niet of dat ging lukken, maar we gingen ervoor zorgen.

De 21-daagse werkweek

En dat lukte. Niemand van ons had echt ervaring met digitale evenementen of had er überhaupt ooit over nagedacht. Niet iedereen wist dan ook wat hij of zij moest doen. Het zat nog in ons hoofd, dus we moesten dat vertalen. We hebben volgens mij toen een 21 daagse werkweek gehad om het uit de grond te stampen. Chinese tijden ook, van 9 uur ‘s ochtends tot 9 uur ‘s avonds. Je had erbij moeten zijn op kantoor, het ging echt als een trein!

We hebben de lat voor onszelf ook wel hoog gelegd door het heel anders in te steken dan de klassieke webinars. We wilden de ervaring van een event evenaren. We willen dat bezoekers ‘s avonds bij het eten zeggen ‘’ik ben op een event geweest’’ en niet ‘’ik heb een webinar gevolgd’’.

Deze transformatie was een enorme uitdaging. Van digitale ondersteuning op een fysieke evenementenlocatie, zijn we opeens de evenementenlocatie geworden… en dat ook nog eens digitaal. In deze rol moesten we echt nog groeien. Ik denk dat het moeilijkste aan dit alles was dat iedereen zo graag wilde, meer dan goed voor hen was. Dat leverde wel lastige situaties op waarin we door de bomen het bos niet meer zagen.

Toch wisten we steeds beter waar we naartoe wilden en vormde het platform zich langzamerhand naar een heuse online eventlocatie. Om zo dicht mogelijk bij de event beleving te blijven, bouwden we verschillende functies in ons platform: van een check-in tot een netwerk carrousel (*externe link naar blog features*).

En toen was het moment daar, het Let’s Get Digital platform was klaar voor gebruik. En daar maakten veel van onze klanten graag gebruik van. Van één à twee fysieke evenementen per dag, zitten we nu al op 14 digitale evenementen per dag. Dat is nogal een verschil. We hebben enorme pieken waarin opeens 20 klanten ons bellen en onze aandacht willen op hetzelfde moment. Dat is even aanpoten. Gelukkig hebben we nu ook een veel groter team.

Don’t go with the flow

De Let’s Get Digital ervaring heeft mijn leven flink veranderd. Ik ben alleen maar aan het werk. We hebben nu al enorm veel ervaring opgedaan, maar dat betekent wel dat ik vaak geen weekend had. En als ik weekend had was ik zondagmiddag alweer aan het werk. Maar super leuk allemaal!

Ik vond het een hele vette uitdaging om weer in een andere mindset te werken. Als er iets tegenzit, maak ik vaak wel een switch, maar nu al helemaal. Door deze ervaring heb ik geleerd om, als er wat gebeurt, nog sneller te switchen en een oplossing te bedenken… in plaats van met de mainstream mee te gaan.

Dit alles heeft het team ook veranderd. We hebben veel ervaring opgedaan, veel geleerd en zijn nog hechter geworden. Dat kan niemand ons meer afnemen.

Offline? No way

Voor de hele crisis zou ik van digitale events sowieso zeggen: het MOET offline. Mensen moeten elkaar zien, 100%. En dat is nu echt 180 graden gedraaid. Ook na Corona, dat ga je echt niet allemaal meer offline doen. Het scheelt zoveel tijd en de rompslomp eromheen heb je niet.

Een online event is ook minder belastend voor het milieu en toegankelijker voor meer mensen. Door de digitalisering van events is er bijvoorbeeld ineens plek voor studenten op een normaliter duur medisch congres.

Wat ik ook zo tof vindt aan ons platform is dat het makkelijker is om met mensen te praten tijdens de events. Je hoeft niet meer op zoek naar bepaalde mensen die je hebt gesproken of wilt spreken, alles wordt geregistreerd. Want laten we eerlijk zijn, ook al zeggen mensen dat ze sociaal zijn, bijna iedereen vindt het wel eng om op iemand af te stappen.

Onze matching software doet dat op een laagdrempelige manier voor jou. Een geneeskundestudent die een bekende spreker wil spreken? Waarom niet! Zo komt iedereen een beetje uit zijn of haar netwerk bubbel om nieuwe mensen te ontmoeten.

En zo is het succesverhaal van Let’s Get Digital begonnen. De mannen kregen door de groepsquarantaine landelijke aandacht van SBS6, BNR newsradio en vele andere media. Het platform blijkt te werken. Sterker nog, het begint te vliegen. De omzetten verdriedubbelen de beste prognoses…